3招影印機控管幫你省錢又安心!你的影印機是辦公神器還是燒錢坑?

在現代化辦公中,影印機的使用早已不限於單純的影印、列印,更成為了企業資訊流通的關鍵節點之一。影印機承載著大量的敏感文件和資料,其控管水準直接關係到企業的資訊安全和成本管控。

然而,傳統的影印機管理模式往往是按部門進行概括式的統計和控制,難以有效管控員工的列印行為,既無法確保文件安全,又難以精準控制成本,這已成為許多企業管理者面臨的共同難題。

但是,有別於傳統的概括式管理,京瓷提供了一套先進的影印機智慧控管系統,從用戶權限、文件安全、雲端列印等多個維度入手,真正實現影印管理的精細化、自動化、智能化,讓你的影印機成為真正的辦公神器,而非燒錢坑!

作為京瓷的影像顧問,我將分享京瓷影印機控管系統的3大利器,幫助你從根本上克服傳統管理模式的種種弊端,重構高效安全的影印環境。

利器1:精細化權限管控,智慧驗證把關

高效的影印機權限管理,首先要能夠根據不同用戶的需求,動態配置列印許可權和使用額度。京瓷的影印機控管系統支持管理者進行精細的權限配置。

比如,可以為行銷部門開放更多的彩印權限,而給會計部門設置較高的列印總量上限,既能滿足各部門的業務需求,又能避免列印浪費或預算超支。針對實習生等特定人員,還可以進一步限制其僅能進行黑白列印,並設置更嚴格的使用配額

更方便的是,京瓷系統還支持與公司現有的AD整合。員工只需通過一次性驗證,就可以在公司網域內的任意一台影印機上使用設備,真正實現了"一次認證,處處通行"。這不僅大大提升了員工的體驗,也為IT管理者減少了帳號管理的負擔。

*Active Directory(簡稱AD)是微軟Windows Server中,負責架構中大型網路環境的集中式目錄管理服務(Directory Services)

智慧身份驗證,安全更有保障

除了AD驗證外,為了進一步提高身份驗證的安全等級,京瓷的影印機控管系統還支持多因子認證。系統可以與門禁卡片、指紋識別、人臉識別生物特徵識別技術相結合

只有通過了多重身份驗證,用戶才能順利使用影印機。這就如同為影印機裝上了一把"智慧鎖",即便密碼不慎洩露,沒有用戶的生物識別,也無法通過驗證,從而最大限度地保障了機密文件的安全。這種智慧身份驗證機制,可以說是影印安全的金鑰。

列印量統計,成本優化利器

京瓷影印機控管系統還會自動記錄統計各部門的列印量,並在設定的時間自動生成月度報表

管理者可以隨時查閱使用統計報表,及時發現異常用量,並持續優化成本管控策略。這就好比在影印機上安裝了一個"智慧大腦",隨時為管理者的決策提供數據支持。列印統計數據分析,是影印成本優化的利器。

影印機控管

利器2:OCR智慧識別,嚴防文件外洩

對於涉及核心機密的技術研發部門,影印文件的安全性至關重要。一旦關鍵設計圖紙配方敏感資料通過影印機泄露出去,極有可能給企業帶來難以彌補的損失。

而京瓷影印機控管系統內建的OCR(光學字元識別)智慧識別引擎,就像是守護機密的"火眼金睛"能夠强力防範此類洩密風險。

當涉密文件通過影印機影印、列印、掃描時,OCR引擎會"解讀"文件內容,識別出保密字段。一旦發現這類敏感資訊,系統就會立即向管理者發出警示,並自動記錄列印人、時間、文件名等關鍵訊息,同時將相關影像留底存檔。

這樣,即便真的出現文件泄密事件,管理者也能透過影印機控管系統追溯到事件全過程,快速展開應對。

OCR文件識別技術,能夠24小時不眠不休地監控每一份輸出文件,讓企業的核心機密時刻處於嚴密保護之下。而這些影像證據資料,還可以完整保存在京瓷的文件管理系統中,為事後的安全審查提供有力支撑。

*光學字元辨識(英語:Optical Character Recognition,縮寫OCR)是指對包含文字內容的圖像視訊進行處理和辨識,並提取其中所包含的文字排版資訊的過程。

影印機控管

利器3:雲端列印賦能,讓列印觸手可及

隨著行動辦公和共享辦公的興起,員工對於列印的需求也變得更加碎片化、不可預測。疫情更是催生了更多的遠程協作需求,共享辦公室、創業中心等新型工作場所不斷湧現。在這樣的"新常態"下,影印機控管需要具備更大的靈活性,讓列印隨時隨地,觸手可及。

京瓷雲端影印控管平台,正是順應這一趨勢應運而生的創新方案。

通過京瓷的雲端平台,企業可以將各地分散的影印設備連入統一的管理中心。員工無論身在何方,都可以隨時通過網頁發起列印,並在授權範圍內的任意一台聯網影印機上便捷取件。

這樣一來,無論是在總部還是在行動辦公室,無論是在出差途中還是在家中遠程辦公,員工都能隨時隨地、安全便捷地使用列印,真正實現了列印資源的"共享"。

而且,京瓷雲列印還提供了網頁列印功能。員工無需安裝任何驅動,直接用瀏覽器就能輕鬆上傳文件並發起列印。這種"免安裝"的設計大大降低了員工使用列印的技術門檻,讓列印變得像網購一樣簡單。同時,由於無需額外的列印伺服器,企業還可以節省設備採購和維護成本,並大幅降低設備能耗,為節能減碳的可持續發展目標貢獻一份力。

*京瓷採用雲端平台為AWS-亞馬遜網路服務公司

雲端列印

影印機控管FAQ

Q:中小企業是否也適合導入影印機控管系統?

當然!事實上,京瓷專為中小企業量身打造了輕量化的影印機控管解決方案。中小企業無需購置額外的控管伺服器,也無需專門的IT人力,只需藉助京瓷雲端平台,以極低的訂閱成本就能享受到專業的影印控管,讓中小企業也能輕鬆實現影印管理的數位化、智慧化。影印機控管,絕非大企業的專利,中小企業同樣能從中受益!

Q:對於有保密需求的企業,京瓷方案該如何確保文件列印的安全?

文件安全是京瓷影印機控管系統的核心設計理念。透過OCR智慧識別,系統能夠即時發現列印文件中的敏感資訊,自動預警並留痕;同時,所有影印文檔都會按照嚴格的加密標準進行傳輸、儲存,並可隨時到企業文件管理系統中進行事後審查。無論是源頭防控,還是事後追溯,京瓷在文檔安全上都為企業構築了一道堅實的"安全防護網"。

Q:公司已有文管系統,還需要控管系統嗎?

雖然通用的文管系統能夠對電子文件進行有效管理,但要全面覆蓋列印環節還有一定難度。畢竟,從電子文件到紙質文件的轉換,是文件外流的一個關鍵節點。而影印機正是這一節點的"最後一道閘門"。只有在文管系統的基礎上,再輔以影印機的智慧控管,才能真正實現從電子到紙質全流程的文件安全閉環。

從管理到賦能:影印控管的未來之路

多年來,我有幸為眾多企業提供影印機控管服務,也傾聽了大量來自一線管理者的真實反饋。

我深切感受到,企業對影印控管的需求是與時俱進、不斷演變的。它與企業的發展階段、行業特點、團隊規模等諸多因素息息相關。因此,影印控管的真正價值,不僅在於為企業"量身定制",更在於隨著企業的成長而不斷演進、升級,始終以最契合企業需求的姿態賦能發展

基於對影印控管發展的深刻洞見,京瓷始終堅持創新驅動,以領先的理念和技術方案助力企業實現智能化、數位化轉型。從OCR智能識別到雲端協同列印,再到與企業文管、行政等系統的互聯互通,京瓷正在不斷拓展影印控管的邊界

可以預見,隨著人工智能、雲端運算等新技術的加速落地,未來的影印控管必將超越列印本身,成為連接人、設備、訊息、流程的智慧樞紐,以更全面、更高效、更智能的方式驅動企業降本增效、創新發展。

企業要想在數位化時代搶佔先機,就必須把影印機控管作為數位化轉型的關鍵推手。建議有遠見的企業管理者從現在開始未雨綢繆,及早佈局,以領先者的姿態擁抱智慧影印的未來。

影印機防護

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作為影像行業的領導者,京瓷深諳企業檔案安全和成本管控之道。我們集先進技術與人性化服務為一體,為企業量身打造全方位控管解決方案

影印機控管涉及方方面面,沒有放諸四海皆準的標準方案。作為京瓷的資深顧問,我將深入了解你的業務需求和行業特點,結合你的預算狀況,為你量身定制最優的影印機控管方案。

我不僅僅提供影印機設備,更致力於打造一個契合企業實際的智能管理平台。

無論你是要增強本地列印安全,還是實現行動辦公便利,我都能提供相應的解決之道。我誠摯邀請你與我進行一對一的討論,讓我們攜手共創屬於你的智慧影印新時代。

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