在現代化辦公中，影印機的使用早已不限於單純的影印、列印，更成為了企業資訊流通的關鍵節點之一。影印機承載著大量的敏感文件和資料，其控管水準直接關係到企業的資訊安全和成本管控。
然而，傳統的影印機管理模式往往是按部門進行概括式的統計和控制，難以有效管控員工的列印行為，既無法確保文件安全，又難以精準控制成本，這已成為許多企業管理者面臨的共同難題。
但是，有別於傳統的概括式管理，京瓷提供了一套先進的影印機智慧控管系統，從用戶權限、文件安全、雲端列印等多個維度入手，真正實現影印管理的精細化、自動化、智能化，讓你的影印機成為真正的辦公神器，而非燒錢坑！
作為京瓷的影像顧問，我將分享京瓷影印機控管系統的3大利器，幫助你從根本上克服傳統管理模式的種種弊端，重構高效安全的影印環境。
利器1：精細化權限管控，智慧驗證把關
高效的影印機權限管理，首先要能夠根據不同用戶的需求，動態配置列印許可權和使用額度。京瓷的影印機控管系統支持管理者進行精細的權限配置。
比如，可以為行銷部門開放更多的彩印權限，而給會計部門設置較高的列印總量上限，既能滿足各部門的業務需求，又能避免列印浪費或預算超支。針對實習生等特定人員，還可以進一步限制其僅能進行黑白列印，並設置更嚴格的使用配額。
更方便的是，京瓷系統還支持與公司現有的AD整合。員工只需通過一次性驗證，就可以在公司網域內的任意一台影印機上使用設備，真正實現了＂一次認證，處處通行＂。這不僅大大提升了員工的體驗，也為IT管理者減少了帳號管理的負擔。
*Active Directory（簡稱AD）是微軟Windows Server中，負責架構中大型網路環境的集中式目錄管理服務（Directory Services）
智慧身份驗證，安全更有保障
除了AD驗證外，為了進一步提高身份驗證的安全等級，京瓷的影印機控管系統還支持多因子認證。系統可以與門禁卡片、指紋識別、人臉識別等生物特徵識別技術相結合。
只有通過了多重身份驗證，用戶才能順利使用影印機。這就如同為影印機裝上了一把＂智慧鎖＂，即便密碼不慎洩露，沒有用戶的生物識別，也無法通過驗證，從而最大限度地保障了機密文件的安全。這種智慧身份驗證機制，可以說是影印安全的金鑰。
列印量統計，成本優化利器
京瓷影印機控管系統還會自動記錄統計各部門的列印量，並在設定的時間自動生成月度報表。
管理者可以隨時查閱使用統計報表，及時發現異常用量，並持續優化成本管控策略。這就好比在影印機上安裝了一個＂智慧大腦＂，隨時為管理者的決策提供數據支持。列印統計數據分析，是影印成本優化的利器。
利器2：OCR智慧識別，嚴防文件外洩
對於涉及核心機密的技術研發部門，影印文件的安全性至關重要。一旦關鍵設計圖紙、配方等敏感資料通過影印機泄露出去，極有可能給企業帶來難以彌補的損失。
而京瓷影印機控管系統內建的OCR(光學字元識別)智慧識別引擎，就像是守護機密的＂火眼金睛＂能夠强力防範此類洩密風險。
當涉密文件通過影印機影印、列印、掃描時，OCR引擎會＂解讀＂文件內容，識別出保密字段。一旦發現這類敏感資訊，系統就會立即向管理者發出警示，並自動記錄列印人、時間、文件名等關鍵訊息，同時將相關影像留底存檔。
這樣，即便真的出現文件泄密事件，管理者也能透過影印機控管系統追溯到事件全過程，快速展開應對。
OCR文件識別技術，能夠24小時不眠不休地監控每一份輸出文件，讓企業的核心機密時刻處於嚴密保護之下。而這些影像證據資料，還可以完整保存在京瓷的文件管理系統中，為事後的安全審查提供有力支撑。
*光學字元辨識（英語：Optical Character Recognition，縮寫：OCR）是指對包含文字內容的圖像或視訊進行處理和辨識，並提取其中所包含的文字及排版資訊的過程。
利器3：雲端列印賦能，讓列印觸手可及
隨著行動辦公和共享辦公的興起，員工對於列印的需求也變得更加碎片化、不可預測。疫情更是催生了更多的遠程協作需求，共享辦公室、創業中心等新型工作場所不斷湧現。在這樣的＂新常態＂下，影印機控管需要具備更大的靈活性，讓列印隨時隨地，觸手可及。
京瓷雲端影印控管平台，正是順應這一趨勢應運而生的創新方案。
通過京瓷的雲端平台，企業可以將各地分散的影印設備連入統一的管理中心。員工無論身在何方，都可以隨時通過網頁發起列印，並在授權範圍內的任意一台聯網影印機上便捷取件。
這樣一來，無論是在總部還是在行動辦公室，無論是在出差途中還是在家中遠程辦公，員工都能隨時隨地、安全便捷地使用列印，真正實現了列印資源的＂共享＂。
而且，京瓷雲列印還提供了網頁列印功能。員工無需安裝任何驅動，直接用瀏覽器就能輕鬆上傳文件並發起列印。這種＂免安裝＂的設計大大降低了員工使用列印的技術門檻，讓列印變得像網購一樣簡單。同時，由於無需額外的列印伺服器，企業還可以節省設備採購和維護成本，並大幅降低設備能耗，為節能減碳的可持續發展目標貢獻一份力。
*京瓷採用雲端平台為AWS-亞馬遜網路服務公司
影印機控管FAQ
Q:中小企業是否也適合導入影印機控管系統？
當然！事實上，京瓷專為中小企業量身打造了輕量化的影印機控管解決方案。中小企業無需購置額外的控管伺服器，也無需專門的IT人力，只需藉助京瓷雲端平台，以極低的訂閱成本就能享受到專業的影印控管，讓中小企業也能輕鬆實現影印管理的數位化、智慧化。影印機控管，絕非大企業的專利，中小企業同樣能從中受益！
Q:對於有保密需求的企業，京瓷方案該如何確保文件列印的安全？
文件安全是京瓷影印機控管系統的核心設計理念。透過OCR智慧識別，系統能夠即時發現列印文件中的敏感資訊，自動預警並留痕；同時，所有影印文檔都會按照嚴格的加密標準進行傳輸、儲存，並可隨時到企業文件管理系統中進行事後審查。無論是源頭防控，還是事後追溯，京瓷在文檔安全上都為企業構築了一道堅實的＂安全防護網＂。
Q:公司已有文管系統，還需要控管系統嗎？
雖然通用的文管系統能夠對電子文件進行有效管理，但要全面覆蓋列印環節還有一定難度。畢竟，從電子文件到紙質文件的轉換，是文件外流的一個關鍵節點。而影印機正是這一節點的＂最後一道閘門＂。只有在文管系統的基礎上，再輔以影印機的智慧控管，才能真正實現從電子到紙質全流程的文件安全閉環。
從管理到賦能：影印控管的未來之路
多年來，我有幸為眾多企業提供影印機控管服務，也傾聽了大量來自一線管理者的真實反饋。
我深切感受到，企業對影印控管的需求是與時俱進、不斷演變的。它與企業的發展階段、行業特點、團隊規模等諸多因素息息相關。因此，影印控管的真正價值，不僅在於為企業＂量身定制＂，更在於隨著企業的成長而不斷演進、升級，始終以最契合企業需求的姿態賦能發展。
基於對影印控管發展的深刻洞見，京瓷始終堅持創新驅動，以領先的理念和技術方案助力企業實現智能化、數位化轉型。從OCR智能識別到雲端協同列印，再到與企業文管、行政等系統的互聯互通，京瓷正在不斷拓展影印控管的邊界。
可以預見，隨著人工智能、雲端運算等新技術的加速落地，未來的影印控管必將超越列印本身，成為連接人、設備、訊息、流程的智慧樞紐，以更全面、更高效、更智能的方式驅動企業降本增效、創新發展。
企業要想在數位化時代搶佔先機，就必須把影印機控管作為數位化轉型的關鍵推手。建議有遠見的企業管理者從現在開始未雨綢繆，及早佈局，以領先者的姿態擁抱智慧影印的未來。
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作為影像行業的領導者，京瓷深諳企業檔案安全和成本管控之道。我們集先進技術與人性化服務為一體，為企業量身打造全方位控管解決方案。
影印機控管涉及方方面面，沒有放諸四海皆準的標準方案。作為京瓷的資深顧問，我將深入了解你的業務需求和行業特點，結合你的預算狀況，為你量身定制最優的影印機控管方案。
我不僅僅提供影印機設備，更致力於打造一個契合企業實際的智能管理平台。
無論你是要增強本地列印安全，還是實現行動辦公便利，我都能提供相應的解決之道。我誠摯邀請你與我進行一對一的討論，讓我們攜手共創屬於你的智慧影印新時代。
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